Kerstreserveringen, zonder spreadsheet

Wanneer moet u de kerstreserveringen openen?

Kantoorfeesten worden meestal in oktober en begin november geboekt, en de beste vrijdag- en zaterdagavonden in december gaan het eerst. Zorg dat uw menu, prijzen en reserveringslink half oktober klaar zijn. Opent u pas eind november, dan zijn de grote groepen al elders heen gegaan.

Stel het in als evenement, niet als gewone tafels

Kerstlunches en feestavonden werken het best als een eigen evenement met een eigen capaciteit, prijs en menu, naast uw gewone tafels of met de hele zaak op de drukste avonden. In Tablez is dat een evenement in het Pro-abonnement: een naam („Kerstfeestavonden”), data en tijden, hoeveel gasten, een prijs per persoon en een optionele aanbetaling. Vink „gewone tafelreserveringen sluiten” aan voor avonden waarop het feestmenu de hele zaak beslaat.

Gebruik vooraf bestellen voor groepen

De keuken moet voor de avond weten dat het veertien kalkoenen en zes zalmen zijn, niet om 20:00 uur. Voeg uw feestelijke vaste menu toe aan het evenement en gezelschappen boven een grootte die u kiest krijgen een link om online hun gerechten te kiezen, één per persoon, voordat ze komen. Het keukenscherm toont de totalen. Niet meer achter een organisator aan voor een lijstje op een servetje.

Aanbetalingen: ja, voor groepen

Een no-show van een tafel van twaalf op een zaterdag in december kost u enkele honderden ponden die u niet terugziet. Vraag bij gezelschappen van zes of meer om een aanbetaling (bij het reserveren betaald, van de rekening afgehaald) of een kaartblokkade (er wordt niets afgeschreven tenzij ze niet komen). Tablez verwerkt beide via uw eigen Stripe-account, zodat het geld rechtstreeks naar u gaat. Ons artikel aanbetalingen of kaartblokkades legt uit welke u waarvoor gebruikt, en aanbetalingen innen loopt de instelling stap voor stap met u door.

Beperk de gasten, bescherm de keuken

Stel een maximum aantal gasten in per zitting en een maximum per 15 minuten, zodat veertig mensen niet allemaal om 19:30 aan tafel gaan. Twee zittingen (zeg 18:00 en 20:30) op de drukste avonden brengen vaak meer op dan één lange.

Minder no-shows

Herinneringsmails gaan automatisch de dag ervoor de deur uit, met een link om te annuleren of te wijzigen. Op drukke avonden vangen een sms-herinnering en een sms „komt u nog?” een paar uur van tevoren de rest op. Zie hoe u no-shows vermindert, en bereken met de no-showcalculator wat ze u kosten.

Eerste kerstdag en oudejaarsavond

Besluit nu: bent u open, voor hoeveel zittingen, tegen welke prijs, met welke aanbetaling? Zet ze op als eigen evenementen met eigen capaciteit. Bent u gesloten, voeg de data dan toe als sluitingen, zodat niemand ze per ongeluk kan reserveren.

Checklist

• Feestmenu en prijzen begin oktober klaar.
• Feestavonden en kerstlunches ingesteld als evenementen met capaciteit en prijs.
• Vast menu bijgevoegd, vooraf bestellen aan voor gezelschappen.
• Aanbetaling of kaartblokkade voor gezelschappen van zes of meer.
• Maximum aantal gasten per zitting en per 15 minuten.
• Eerste kerstdag, tweede kerstdag en oudejaarsavond ingesteld: open als evenement, of gesloten.
• Reserveringslink op uw website, Google, Instagram, Facebook en een poster aan de bar.
• Herinneringsmails aan, en sms'jes voor december.