Zo neemt u online tafelreserveringen aan

Heeft u eigenlijk wel online reserveringen nodig?

Als u op drukke avonden mensen moet wegsturen, tijd aan de telefoon kwijt bent met reserveringen aannemen, no-shows heeft of gasten u via Instagram berichten om een tafel, dan wel. Met online reserveringen boeken gasten wanneer ze eraan denken, om 22.00 uur op de bank, in plaats van wanneer u open bent om op te nemen. Ze krijgen ook een bevestiging en een herinnering, wat no-shows al op zichzelf vermindert. Bent u een café zonder reserveringen met een rij tot buiten, dan heeft u het misschien niet nodig, en dat is helemaal prima.

Wat u nodig heeft

• Een reserveringspagina die gasten op hun telefoon in minder dan een minuut invullen, zonder account aan te maken.
• Een manier om reserveringen bij uw personeel te krijgen: minstens e-mail, bij voorkeur een pushmelding op een telefoon.
• Regels die voorkomen dat de keuken overspoeld wordt: bezettingstijden, een maximum aantal gasten per service, tempo.
• Bevestigings- en herinneringsmails met een manier voor gasten om te annuleren.
• Een plek voor de link: Google, Instagram, Facebook, uw website, uw menukaarten.
• Een prijs die niet afhangt van hoe druk u het heeft.

U heeft geen vermelding op een marktplaats, geen plattegrondeditor, geen app in de appstore, geen kassakoppeling en geen contract nodig. Die zijn voor een ander soort bedrijf.

Stap 1: kies een systeem

Er zijn drie soorten. Marktplaatsen zoals OpenTable en TheFork vermelden u in hun app en rekenen per gast voor de reserveringen die erdoor binnenkomen. Systemen voor de bediening zoals ResDiary doen alles, voor een bijpassende maandprijs. Reserveringssystemen zoals Tablez nemen reserveringen aan en waarschuwen uw personeel, voor een vaste prijs of gratis. Bent u een zelfstandige zaak met 30 tot 80 couverts, begin dan met een reserveringssysteem. U kunt altijd later een marktplaats toevoegen als u merkt dat u gasten nodig heeft die u zelf niet kunt bereiken.

Tablez is gratis tot 60 reserveringen per maand en daarna £9.99 per maand, zonder kosten per gast. De rest van deze gids gebruikt het als voorbeeld, maar de principes gelden voor elk systeem.

Stap 2: stel uw zaak in (tien minuten)

Openingstijden en services

Stel de dagen en tijden in waarop u reserveringen aanneemt. Splits lunch en diner als u beide heeft. Houd er rekening mee dat de laatste reserveringstijd niet de sluitingstijd is: als de keuken om 21:30 sluit, kan het laatste tijdstip voor een bezetting van twee uur 20:30 zijn, en Tablez rekent dat voor u uit als u het opgeeft.

Tafels

Voer tafels in als groepen: hoeveel tafels voor 2, voor 4, voor 6, plus eventuele benoemde tafels. Bepaal of grote gezelschappen twee tafels mogen combineren. Voeg geen tafels toe die u voor gasten zonder reservering wilt vrijhouden.

Bezettingstijden

Hoe lang een tafel bezet is per groepsgrootte. Gebruikelijke beginwaarden: 90 minuten voor 1 tot 2, 2 uur voor 3 tot 4, 2,5 uur voor 5 tot 8. Pas aan als u ziet hoe het gaat; te kort en u zet mensen aan tafels waar nog gegeten wordt, te lang en u laat tafels leeg.

Maximum aantal gasten en maximum per tijdvak

Stel een maximum aantal gasten in per service en per 15 minuten. Een restaurant met 40 couverts en één kok laat misschien hooguit 12 gasten per 15 minuten toe. Dit is de enige instelling die voorkomt dat een drukke avond een slechte avond wordt.

Hoe reserveringen worden bevestigd

Direct voor kleine gezelschappen is de standaard en wat gasten het liefst hebben. Goedkeuring door personeel voor grote gezelschappen, zodat u ze kunt bellen. Live check voor drukke avonden, waarbij de gast een paar minuten wacht terwijl het personeel op accepteren tikt. Tablez heeft alle drie bij elk abonnement; kies per groepsgrootte.

Stap 3: breng het bij uw personeel

Installeer de personeelsapp op de telefoon aan de bar of het doorgeefluik en op de eigen telefoon van de manager. Zorg dat meldingen zijn toegestaan. Doe een proefreservering vanaf uw eigen telefoon en kijk hoe die binnenkomt. Spreek af wie aanvragen beantwoordt en wat er gebeurt als niemand dat doet. Met Tablez kiest u: beleefd weigeren, of parkeren als aanvraag om later te mailen.

Stap 4: zet de link overal neer

1. Google Business Profile. Voeg uw reserveringslink toe als reserveringslink. De meeste reserveringen bij de meeste zaken beginnen met een Google-zoekopdracht op uw naam.
2. Instagram-bio en knop op uw Facebook-pagina. Zie Instagram en Facebook.
3. Uw website. Eén regel code op WordPress, Squarespace, Wix of iets anders. Zie de reserveringswidget.
4. Menukaarten, rekeningen en het raam. Een QR-code. Mensen reserveren hun volgende bezoek terwijl ze dit bezoek afrekenen.
5. Uw antwoordbericht aan de telefoon. „Om een tafel te reserveren, ga naar ...” voor als u niet kunt opnemen.

Stap 5: de eerste maand

Kijk waar reserveringen vandaan komen en wanneer. Pas bezettingstijden en maximums aan zodra u er gevoel voor heeft. Markeer no-shows zodat u een beeld opbouwt. Vraag klanten hoe ze de reserveringspagina vonden. Verwacht dat de telefoon minder rinkelt, en dat is precies de bedoeling.

Wat u moet vermijden

• Te veel vragen. Naam, telefoon, e-mail, groepsgrootte, tijd. Meer en mensen haken af. Allergieën en verzoeken horen in een optioneel vak.
• Een account verplichten. Niemand wil een wachtwoord voor een pub.
• Kosten per gast. Ze straffen uw beste avonden. Tablez heeft ze niet; controleer het kleine lettertje bij al het andere.
• Lange contracten. Een reserveringssysteem moet elke maand zijn geld waard zijn.
• De hele zaal volboeken. Houd tafels vrij voor gasten zonder reservering, tenzij u echt alleen op reservering werkt.
• No-shows negeren. Herinneringsmails, makkelijk annuleren en een telefoontje bij grote groepen. Onze gids over no-shows gaat dieper.

Opmerking voor wereldwijd gebruik

Niets hiervan is specifiek voor het Verenigd Koninkrijk. Tablez is gebouwd in het Verenigd Koninkrijk maar werkt overal: stel uw tijdzone in en alles toont lokale tijden, en kaarten uit elk land zijn prima. Het advies over Google, Instagram en het spreiden van reserveringen geldt in Lissabon of Melbourne net zo goed als in Leeds.