كيف تستقبل حجوزات الطاولات أونلاين

هل تحتاج فعلًا إلى حجوزات أونلاين؟

إذا كنت تردّ الناس في الليالي المزدحمة، أو تقضي وقتًا على الهاتف لاستقبال الحجوزات، أو يفوتك حضور بعض الحجوزات، أو يراسلك العملاء على إنستغرام طلبًا لطاولة، فنعم. الحجز أونلاين يعني أن العميل يحجز عندما يخطر له ذلك، في العاشرة مساءً وهو على الأريكة، لا حين تكون مفتوحًا للرد. ويصله أيضًا تأكيد وتذكير، وهذا وحده يقلل عدم الحضور. وإذا كنت مقهى للضيوف دون حجز فقط وهناك طابور خارج الباب، فقد لا تحتاجه، ولا حرج في ذلك.

ما تحتاج إليه

• صفحة حجز يستخدمها العميل من هاتفه في أقل من دقيقة، دون إنشاء حساب.
• طريقة لإيصال الحجوزات إلى موظفيك: بريد إلكتروني على الأقل، وإشعار فوري على الهاتف في الحالة المثالية.
• قواعد تحمي المطبخ من الضغط: مدة الإشغال، وحد أقصى لعدد الضيوف في كل خدمة، وتنظيم وتيرة الحجوزات.
• رسائل تأكيد وتذكير مع طريقة للعميل ليلغي الحجز.
• مكان لوضع الرابط: Google وInstagram وFacebook وموقعك وقوائم الطعام.
• سعر لا يعتمد على مدى ازدحامك.

لا تحتاج إلى إدراج في منصة تسويقية، ولا محرر مخططات صالة، ولا تطبيق في متجر التطبيقات، ولا تكامل مع الكاشير، ولا عقد. هذه كلها لنوع آخر من الأعمال.

الخطوة 1: اختر نظامًا

هناك ثلاثة أنواع. المنصات التسويقية مثل OpenTable وTheFork تدرجك في تطبيقها وتتقاضى رسمًا عن كل ضيف مقابل الحجوزات التي تأتي عبره. وأنظمة إدارة الصالة مثل ResDiary تفعل كل شيء، بسعر شهري يناسب ذلك. وأنظمة الحجز مثل Tablez تستقبل الحجوزات وتبلّغ موظفيك، بسعر ثابت أو مجانًا. وإن كنت منشأة مستقلة من 30 إلى 80 مقعدًا فابدأ بنظام حجز. ويمكنك دائمًا إضافة منصة تسويقية لاحقًا إن وجدت أنك تحتاج إلى ضيوف لا تستطيع الوصول إليهم بنفسك.

Tablez مجاني حتى 60 حجزًا في الشهر و£9.99 في الشهر بعد ذلك، دون رسوم على عدد الضيوف. يستخدمه بقية هذا الدليل مثالًا، لكن المبادئ تنطبق على أي نظام.

الخطوة 2: أعدّ منشأتك (عشر دقائق)

ساعات العمل والخدمات

حدّد أيام وأوقات استقبال الحجوزات. افصل الغداء عن العشاء إن كان لديك الاثنان. وتذكّر أن آخر موعد للحجز ليس وقت الإغلاق: فإذا أغلق المطبخ عند 9:30 فقد يكون آخر موعد لمدة إشغال ساعتين هو 8:30، ويحسب Tablez ذلك عنك إن أخبرته.

الطاولات

أدخل الطاولات كمجموعات: كم طاولة لشخصين ولأربعة ولستة، إضافة إلى أي طاولات مسمّاة. وقرر هل يمكن للمجموعات الكبيرة دمج طاولتين. ولا تضف الطاولات التي تريد إبقاءها للضيوف دون حجز.

مدد الإشغال

المدة التي تُشغل فيها الطاولة حسب حجم المجموعة. نقاط بداية معتادة: 90 دقيقة لشخص إلى شخصين، وساعتان لثلاثة إلى أربعة، وساعتان ونصف لخمسة إلى ثمانية. عدّلها بعد أن ترى النتائج، فإذا كانت قصيرة جدًا أجلست الناس على طاولات لم ينتهِ أصحابها، وإذا كانت طويلة جدًا تركت طاولات فارغة.

الحد الأقصى للضيوف وتنظيم الحجوزات

حدّد حدًا أقصى لعدد الضيوف في كل خدمة وكل 15 دقيقة. مطعم من 40 مقعدًا وبه طاهٍ واحد قد يسمح بـ12 ضيفًا كل 15 دقيقة كحد أقصى. هذا هو الإعداد الوحيد الذي يمنع الليلة المزدحمة من أن تتحول إلى ليلة سيئة.

كيف تُؤكَّد الحجوزات

الفوري للمجموعات الصغيرة هو الافتراضي وما يفضله العملاء. وموافقة الموظفين للمجموعات الكبيرة لتتصل بها. والفحص المباشر للّيالي المزدحمة، حيث ينتظر العميل دقائق قليلة بينما يضغط الموظفون على القبول. يوفّر Tablez الثلاثة في كل الباقات، فاختر حسب حجم المجموعة.

الخطوة 3: أوصله إلى موظفيك

ثبّت تطبيق الموظفين على هاتف البار أو منطقة التقديم وعلى هاتف المدير. تأكد من السماح بالإشعارات. أجرِ حجزًا تجريبيًا من هاتفك الخاص وشاهده يصل. اتفقوا على من يرد على الطلبات وما يحدث إذا لم يرد أحد. يتيح لك Tablez الاختيار: الرفض بلباقة، أو إبقاؤه كطلب للرد عليه لاحقًا بالبريد.

الخطوة 4: ضع الرابط في كل مكان

1. Google Business Profile. أضف رابط الحجز الخاص بك كرابط للحجوزات. تبدأ معظم الحجوزات لمعظم المنشآت ببحث على Google عن اسمك.
2. سيرة Instagram وزر صفحة Facebook. راجع Instagram وFacebook.
3. موقعك. سطر واحد من الكود على WordPress أو Squarespace أو Wix أو أي منصة أخرى. راجع أداة الحجز.
4. القوائم والفواتير والنافذة. رمز QR. يحجز الناس زيارتهم القادمة وهم يدفعون ثمن هذه.
5. رسالة الرد على هاتفك. «لحجز طاولة، تفضل بزيارة ...» لحين لا تستطيع الرد.

الخطوة 5: الشهر الأول

راقب من أين تأتي الحجوزات ومتى. عدّل مدد الإشغال والحدود حين تكوّن فكرة. سجّل عدم الحضور لتبني صورة. اسأل العملاء كيف وجدوا صفحة الحجز. وتوقع أن يرنّ الهاتف أقل، وهذا هو المقصود.

أشياء ينبغي تجنبها

• طلب الكثير. الاسم والهاتف والبريد وعدد الأشخاص والوقت. وأي شيء إضافي يجعل الناس يتخلون. أما الحساسية والطلبات فتوضع في مربع اختياري.
• فرض حساب. لا أحد يريد كلمة مرور من أجل حانة.
• رسوم على عدد الضيوف. تعاقب أفضل لياليك. وTablez لا يفرضها؛ فاقرأ البنود الصغيرة في أي نظام آخر.
• العقود الطويلة. نظام الحجز ينبغي أن يستحق مكانه كل شهر.
• حجز القاعة كلها. أبقِ طاولات للضيوف دون حجز ما لم تكن تعمل بالحجز فقط فعلًا.
• تجاهل عدم الحضور. رسائل التذكير، وسهولة الإلغاء، واتصال هاتفي للمجموعات الكبيرة. يتعمق دليلنا لعدم الحضور أكثر.

ملاحظة عن العالم

لا شيء من هذا خاص ببريطانيا. صُنع Tablez في بريطانيا لكنه يعمل في أي مكان: اضبط منطقتك الزمنية وتظهر كل الأوقات محلية، والبطاقات من أي بلد مقبولة. ونصائح Google وإنستغرام وتنظيم الحجوزات تنطبق في لشبونة أو ملبورن كما في ليدز.